Het biedlogboek: wat, waarom en voor wie?

Het biedlogboek is – in het kort – een digitaal logboek met een (geanonimiseerd) overzicht van alle biedingen die zijn gedaan op een woning. Het biedlogboek moet het verkoopproces van een woning transparanter maken, doordat alle kandidaat-kopers achteraf na de verkoop van een woning kunnen inzien welke biedingen er zijn gedaan. Zo kunnen zij het verkoopproces controleren. Alle kandidaat-kopers die een bod hebben uitgebracht, ontvangen na het verstrijken van de bedenktermijn en/of eventuele ontbindende voorwaarden een afschrift van het biedlogboek waarin het verloop van het biedingsproces automatisch inzichtelijk is gemaakt.

Het biedlogboek is al per 1 juli 2022 beschikbaar gesteld, maar sinds 1 januari 2023 is het biedlogboek verplicht voor alle makelaars die zijn aangesloten bij de brancheorganisaties NVM, VBO en Vastgoedpro. Een verplichting tot het gebruiken van het biedlogboek is nog niet in de wet vastgelegd, maar het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onderzoekt momenteel de mogelijkheid om het gebruik van het biedlogboek bij wet te verplichten. Zodra het gebruik bij wet verankerd is, zullen ook niet-aangesloten makelaars aan gebruikmaking van het biedlogboek moeten geloven.

Overigens is het biedlogboek niet op alle transacties van toepassing. Het biedlogboek is alleen van toepassing bij verkoop van woningen of appartementen – zijnde bestaande bouw – waarbij de koper en/of de verkoper een particulier is. Bij de verkoop van nieuwbouw, recreatiewoningen, bedrijfswoningen, bouwkavels, garageboxen, woon-/bedrijfspanden en agrarische objecten zonder woonbestemming is het gebruik van het biedlogboek niet verplicht.

Hoe werkt het biedlogboek?

Het biedlogboek wordt gegenereerd in een digitaal biedboeksysteem. De verkopend makelaar stelt dit logboek ter beschikking aan de verkoper zodat deze op basis van het logboek een keuze kan maken aan wie hij/zij de woning gunt. Tussen de verkopend makelaar en de verkoper dienen vooraf duidelijke afspraken gemaakt te worden over hoe en wanneer de verkoper geïnformeerd wordt. Het uitgangspunt is daarbij dat alle informatie real time wordt gedeeld met de verkoper.

In het biedlogboek komen de exacte datum en tijd van het bod, de hoogte van het bod en de eventuele gemaakte voorbehouden – zoals het financieringsvoorbehoud – en verhuiswensen te staan. De kandidaat-koper (of zijn makelaar) voert deze gegevens in het digitale biedsysteem in. Als een kandidaat-koper het bod niet zelf kan of wil invoeren, heeft de verkopend makelaar de mogelijkheid dat handmatig te doen. Alle biedingen worden vervolgens geanonimiseerd, maar kandidaat-kopers krijgen wel een individueel gebruikers-ID.

Na het gunnen van de woning aan één van de kandidaat-kopers wordt het winnende bod in het biedlogboek getoond. Alle kandidaat-kopers ontvangen na het verstrijken van de bedenktermijn en/of eventuele ontbindende voorwaarden een geanonimiseerd biedlogboek waarin het verloop van het biedingsproces automatisch inzichtelijk is gemaakt. Het automatische biedlogboek wordt gecontroleerd door een onafhankelijke, derde partij.

Consequenties voor de praktijk

Sinds 1 januari 2023 moeten alle makelaars die zijn aangesloten bij NVM, VBO en Vastgoedpro gebruikmaken van het biedlogboek en heeft een kandidaat-koper recht op inzage. De aangesloten makelaar dient vanaf deze datum dus nauwgezet alle biedingen digitaal te registreren en zo nodig handmatig in te voeren. Gebruikmaking van het biedlogboek is in de gedragsregels van de verschillende brancheorganisaties verankerd.

In het geval dat een kandidaat-koper klachten heeft over de handelswijze van de makelaar ten aanzien van het biedlogboek, kan de kandidaat-koper – sinds 1 september 2022 – een klacht indienen bij het Klachtenloket Vastgoedprofessionals van De Geschillencommissie. Bij dit loket kunnen consumenten en vastgoedprofessionals een klacht indienen over alle partijen die betrokken zijn bij de (ver)koop en (ver)huur van woningen. Hiermee komen de brancheorganisatie aan de wens tegemoet om tot een branchebreed en verenigingoverstijgend tuchtrecht te komen.

Conclusie

Het biedlogboek is aldus sinds 1 januari 2023 verplicht voor makelaars die zijn aangesloten bij de NVM, VBO en Vastgoedpro. Aangesloten makelaars dienen vanaf deze datum biedingen in dit digitale biedlogboek bij te houden en zowel de verkoper als kandidaat-kopers inzage in het biedlogboek te verschaffen. De gedachte is om hierdoor meer transparantie te creëren (voor zowel verkoper als kopers) en de informatieongelijkheid weg te nemen.

Met het oog op de informatieverschaffing tussen verkoper en verkopend makelaar valt deze digitale ontwikkeling toe te juichen. Anders is dat met betrekking tot de informatieverschaffing aan de kandidaat-kopers. Zij krijgen immers pas inzage ná het verstrijken van de bedenktijd (drie dagen) dan wel de ontbindende voorwaarden. In dat laatste geval zullen er enkele weken overheen gaan voordat kandidaat-kopers inzage zullen krijgen. Het is de vraag in hoeverre de informatie uit het biedlogboek dan nog relevant zal zijn voor de kandidaat-kopers. 

Los daarvan is ook de vraag in hoeverre er kan worden opgetreden tegen makelaars die geen gebruik maken van het biedlogboek. Zolang daar nog geen wettelijke basis voor is, zullen enkel de makelaars die zijn aangesloten bij één van de brancheverenigingen verplicht kunnen worden om het biedlogboek te gebruiken. Niet-aangesloten makelaars zijn dat (nog) niet. Het is dan ook de vraag hoe zij geweerd zullen gaan worden uit het bied- of onderhandelingsproces. Zonder wettelijke basis zal dat voorlopig niet (effectief) mogelijk zijn.

Voor meer informatie, zie onder meer:

Biedlogboek | NVM

Alles wat je moet weten over het biedlogboek - VBO (vbomakelaar.nl)

Auteur
Daniël Brand, advocaat bij Hemwood